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Mehr Zeit für erfolgreiche Ausschreibungen für Iron Mountain

Wie Iron Mountain seine Angebotsprozesse optimierte, die Qualität der Ausschreibungsunterlagen verbesserte und seinem Vertriebsteam mehr Zeit für den Verkauf verschaffte.

Herausforderung

Für das nordamerikanische Vertriebsteam von Iron Mountain ist die Teilnahme an Ausschreibungen ein zentraler Bestandteil des Verkaufsprozesses. Die Angebotsunterlagen werden individuell erstellt und Deadlines oft bis zur letzten Minute ausgereizt.

Konkret bedeutete das:

  • Sehr kurze Fristen für die Erstellung und Abgabe von Angeboten
  • Hoher manueller Aufwand für Zusammenstellung und Versand von Dokumenten
  • 30-40% der Arbeitszeit des Teams entfielen auf Aufgaben ohne direkten Verkaufsbezug
  • Uneinheitliche Qualität der Angebotsdokumente
  • Verkäufer mussten sich selbst um die Erstellung und Produktion der Unterlagen kümmern
  • Begrenzte Kapazitäten, um auf zusätzliche Ausschreibungen zu reagieren

Problemlösung

Iron Mountain entschied sich für eine zentrale Plattformlösung von Mimeo, um die Erstellung, Produktion und Lieferung von Angebotsunterlagen grundlegend zu optimieren. Ziel war es, den manuellen Aufwand zu reduzieren, die Qualität der Dokumente zu verbessern und dem Vertriebsteam mehr Zeit für die eigentliche Angebotsarbeit zu verschaffen. Über Mimeos Online-Plattform kann das Angebotsteam Dokumente heute schnell zusammenstellen, verwalten und direkt in Produktion geben. Selbst kurzfristige Änderungen oder spät fertiggestellte Inhalte lassen sich problemlos berücksichtigen, da Druck und Versand innerhalb weniger Stunden organisiert werden können. Die wichtigsten Verbesserungen im Prozess:
  • Mehr Zeit für Angebotsarbeit: Dank Overnight-Produktion und Lieferung können Angebote noch spät fertiggestellt und dennoch rechtzeitig zugestellt werden.
  • Reduzierter operativer Aufwand: Aufgaben wie Druck, Zusammenstellung und Versand werden vollständig von Mimeo übernommen.
  • Konstante Dokumentenqualität: Mimeos zentrale Produktionsstätte und mehrstufige Qualitätsprüfungen sorgen für professionell produzierte Angebotsunterlagen.
  • Skalierbarkeit für den Vertrieb: Das Angebotsteam kann ein Vertriebsteam mit hunderten Mitarbeitern effizient unterstützen und deutlich mehr Ausschreibungen bearbeiten.
Durch diese Prozessoptimierung konnte Iron Mountain seine Angebotsproduktion erheblich beschleunigen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Unterlagen den hohen Qualitätsanforderungen des Unternehmens entsprechen.

Das Ergebnis

  • Mehr als 24 Stunden zusätzliches Zeitfenster für die Erstellung von Angeboten
  • Reduzierung von nicht vertriebsbezogenen Aufgaben im Team
  • Unterstützung eines Vertriebsteams mit über 600 Mitarbeitern
  • Höhere Qualität und einheitliches Erscheinungsbild der Angebotsunterlagen
  • Mehr bearbeitete Ausschreibungen und höhere Abschlusschancen

„Verlängerte Abgabefristen für die Lieferung am nächsten Tag helfen uns dabei, Aufträge zu gewinnen, da wir mehr Zeit haben, an den Angeboten zu arbeiten.“

— Elise Gilbert, Iron Mountain
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