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Effiziente Angebotsprozesse für Siemens Medical

Wie Siemens Medical sein RFP-Management optimierte, Kosten senkte und die Produktivität deutlich steigerte.

Herausforderung

Das RFP-Team von Siemens war für die Erstellung umfangreicher Angebots- und Ausschreibungsunterlagen verantwortlich, die entscheidend für den Geschäftserfolg sind.

Konkret bedeutet das:

  • Arbeitsintensive manuelle Zusammenstellung von Dokumenten
  • Hoher Zeitaufwand für die Erstellung kompletter Angebotsordner
  • Uneinheitlicher Druck und fehleranfälliger Datenabgleich
  • Inhouse-Prozess mit hohen operativen Kosten
  • Zeitdruck bei wichtigen Ausschreibungen
  • Fehlende zentrale Online-Verwaltung der Standarddokumentation

Problemlösung

    Siemens entschied sich für eine digitale Lösung, um die Erstellung und Verwaltung seiner Ausschreibungsunterlagen grundlegend zu verbessern. Mit Mimeo wurde eine zentrale Online-Bibliothek eingerichtet, in der die Standarddokumentation gespeichert und jederzeit neu bestellt werden kann. Statt Angebotsordner manuell zusammenzustellen, können Dokumente nun strukturiert verwaltet, kombiniert und professionell produziert werden. Der gesamte Druckprozess wurde standardisiert und deutlich vereinfacht. Dadurch reduziert sich nicht nur der manuelle Aufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit bei Datenabgleich und Zusammenstellung.
    Die digitale Organisation der zahlreichen Angebote sorgt für mehr Übersichtlichkeit und schnellere Reaktionszeiten bei Ausschreibungen. Teams können effizienter arbeiten, während gleichzeitig eine konstant hohe Druckqualität gewährleistet wird. Der Effekt auf die Produktivität war erheblich: Tätigkeiten, die zuvor einen kompletten Arbeitstag in Anspruch nahmen, lassen sich nun in weniger als einer Stunde umsetzen – bei gleichzeitiger Kosteneinsparung.
    Zusätzlich profitierte auch die Schulungsabteilung von Siemens von der Lösung und optimierte ihre Versandprozesse für Trainingsunterlagen.

Das Ergebnis

  • Einsparungen von 40–50 % der bisherigen Kosten
  • Deutliche Arbeitszeitersparnis im RFP-Prozess
  • Erhöhte Produktivität des gesamten Teams
  • Hochwertigere und konsistente Ausschreibungsunterlagen
  • Erweiterung der Lösung auf weitere Unternehmensbereiche

„Normalerweise habe ich einen kompletten Arbeitstag gebraucht, um 10 Ordner, bestehend aus 70 Dokumenten, zusammenzustellen. Mit Mimeo dauert es weniger als eine Stunde! Und erstaunlicherweise sparen wir dabei auch noch Geld.“

— Chris S., PACS RFP Manager, Siemens
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