Details zum Punch-out Prozess


Überblick

Unternehmen benutzen Einkaufssysteme um die Ausgaben ihrer Mitarbeiter und Nutzer zu verwalten. Dabei setzen sie auch Freigabeprozesse und  Bestellungsverwaltung (Purchase Order) ein. Eine Lösung, die MimeoConnect anbietet ist eine Punch-Out-Seite. Über diesen Weg kann Mimeo nahtlos in bestehende Einkaufs- und Freigabeprozesse integriert werden.

Wie funktioniert es? How It Works

Nutzer melden sich in ihrem Einkaufssystem an and greifen über einen bereitgestellten Link auf Mimeo zu. Wenn ein Nutzer eine Bestellung bei Mimeo platziert, setzt Mimeo die Bestellung auf einen "warte"-Status (on hold) und sendet eine Bedarfsanforderung (Freigabeanforderung) an das Einkaufssystem. Sobald der Manager des Nutzers die Bestellung im Einkaufssystem freigegeben hat, wird eine Bestellbestätigung (Purchase Order) zurück an das Mimeo-System übermittelt, das anschließend die Bestellung in die Produktion zum Druck freigibt.


Derzeit verfügbare Integrationsmöglichkeiten

Wir besitzen zur Zeit Integrationsmöglichkeiten mit drei Einkaufssystemen: Ariba und Coupa. Alle Kunden, die eines dieser Systeme intern einsetzen, können relativ einfach in Mimeos-Punch-Out-Seite integriert werden.

Im Folgenden sehen Sie die Highlights des Prozesses, die die Bestellungen bei Mimeo betreffen.


Single Sign On

Ein Vorteil der Punch Out-Integration ist die Fähigkeit die Notwendigkeit sich auf verschiedenen Seiten zur Sicherheit einloggen zu müssen. Dieser Prozess wird Single Sign-On genannt. Hat sich ein PunchOut Nutzer einmal in die Anwendung des Einkaufssystems angemeldet, muss dieser sich nicht nochmals auf der Mimeo-Plattform anmelden. Die Autorisierung der Anmeldung wird durch die Single-Sign-On-Technologie direkt an Mimeo weitergeleitet. Ein Beispiel: Wenn der Email-Adresse ein bestehender Mimeo-Account zugeordnet werden kann, wird der Nutzer automatisch auf der Mimeo-Punch-Out-Seite angemeldet, ohne dass dieser sein Mimeo-Passwort eingeben muss. Sollte es sich um einen neuen Mimeo nutzer handeln, poppt eine Passwort-Eingabe-Maske auf, mit der automatisch im Hintergrund ein neuer Nutzer-Account angelegt wird.

Spezielle Punch Out Nutzer-Einstellungen

Einmal angemeldet, könnte der Nutzer auf eine spezielle Punch-Out-Landing-Page weitergeleitet werden, auf der Präferenzen ausgewählt werden können. Zum Beispiel, das Überspringen dieser Landing-Page oder der Nutzer kann dort seine FedEx-Shipping-Account Nummer hinterlegen. Diese Präferenzen können entweder auf der Landing Page oder aber im Menü unter "Mein Account" vorgenommen werden (Vorausgesetzt der Zugriff darauf wurde von Ihrem Unternehmen genehmigt.). Die Landing Page ist optional.

Neue und bestehende Nutzer werden automatisch im Mimeo-System einer Mimeo-Organisation hinzugefügt. Diese Zuordnung basiert auf den Informationen aus Ihrem Einkaufssystem. Diese 'Organisation' ist wird mit einem Punch Out Vermerk ausgestattet. Dadurch erhalten alle Nutzer, die Teil dieser Organisation sind, die Voreinstellungen und Funktionalitäten für Punch Out aus dieser Organisation. Das ist insofern wichtig, da ein Punch Out Nutzer sich durch das Einkaufssystem bei Mimeo anmelden muss, um auch auf den Warenkorb zugreifen und Bestellungen auslösen  zu können. Wenn ein Punch Out Nutzer sich direkt bei Mimeo anmeldet – also anstatt sich durch Ihr Einkaufssystem anzumelden – wird dieser beim Versuch auf den Warenkorb zuzugreifen, eine entsprechende Fehlermeldung erhalten. Alle anderen Funktionen stehen diesem jedoch zur Verfügung. Ein Nutzer wird anhand ihres eigenen Logos oben links erkennen, dass er sich auf einer Punch-Out-Seite angemeldet hat.

Bestellungen platzieren:

Once a punch-out user continues past the landing page, their document building and shopping experience are normal, with the exception of the final payment page. They will not have options of payment methods such as Credit Card or Account Credit. The only option is Request For Approval.

Once the user selects this, the request will be transmitted to the procurement system. A Mimeo order will be created and placed with a Status of “Pending”. An order in Pending status will not be sent to the production floor.

The request will be approved by the user’s manager in the customer’s procurement system which will then transmit a PO to Mimeo. Assuming the PO is received on time, the order will be set to “Submitted” status and then follow the normal production flow. The PO includes the PCard or account credit information to charge for the order. This information will be recorded in the Mimeo database.

Späte Freigaben:

Mimeo’s standard cutoff time for orders is 6pm GMT, meaning that most orders received by that time can be shipped out that same night. For a punch-out order, that cutoff represents the time when the PO approval must be received by (NOT when the original request is placed). There are special options to deal with Late Approvals, which may be enabled or disabled for an organisation. On the final payment page, punch-out users may have one or more choices of what to do in the event that approval is not received by the cutoff time for the order. They are:

  • Option 1: “Submit Whenever Approved” – Order will be submitted whenever approval is received.
  • Option 2: “Expire if late approval” – If approval is received after the cutoff time, the status will be set to “Expired” and the order will never be processed.
  • Option 3: “Upgrade Shipping If Necessary” – This option is only available for single-recipient orders where the shipping method chosen is not overnight. If the approval is received after the cutoff, but can still meet requested delivery date by upgrading the shipping method, it will be changed to overnight shipping and the order adjusted. If it is too late to meet the requested delivery date even with a shipping upgrade, then the order will be expired.

Expired orders may be easily re-ordered, just like any Mimeo order. A new Mimeo order ID will be issued.

 

Puffer:

If the shipping needs to be upgraded (as per Option 3 above), or the order requires offline manual adjustments, then the final order total could be higher than when the order was originally placed. If Mimeo tries to charge the PCard or send an invoice for a higher amount than what the PO was for, then it could be rejected for payment. In order to minimise the chances of this, we can add a certain buffer to the PO request amount. The order total in the Mimeo system is NOT affected by this buffer; it is only added to the PO amount in order to cover any increases in costs after the order is placed. These buffers may be enabled or disabled for an organisation.

Puffer in der Produktion: Jede Bestellung die Sonderanweisungen (sogenannte SIs - Special Instructions) enthält, die eine Nachjsutierung (Offline Adjustment) erforderlich machen, wird das System einen prozentual festgelegten Puffer der PO hinzufügen. Dieser Prozentwert legen Sie im Vorfeld während der Einrichtung des Punch-Out-Systems fest.

Puffer einer schnelleren Versandmethode: Bei jeder Bestellung, die die 3. oben aufgeführte Option verwendet, kann ein Puffer in der Bestellanfrage eingebaut werden, um gegebenfalls erhöhte Versandkosten aufgrund eines Express-Versandes abzudecken. Nochmals, den Umgang damit legen Sie als Kunde fest und das ist vollständig konfigurierbar. Ganz gleich auf welche weise, wenn der Fall eines Expressversands eintritt, wird die Bestellung entsprechend angepasst und die zusätzlichen Kosten hinzugefügt.

Zahlungsmethoden:

Für Punch-Out-Nutzer wurde eine zusätzliche Zahlungsmethode geschaffen. Diese nennt sich "Purchase Order". Diese Zahlungsmethode wird in den Tools angezeigt, wenn die Anfrage für eine Bestellung übermittelt wird. Sobald eine Bestellfreigabe Purchase Order (PO) erhalten wurde, wird die tatsächliche Zahlungsmethode angezeigt und verwended (Account Credit oder Pcard). Die Bestellnummer wird ebenfalls von Mimeo gespeichert.

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie Ausgaben und Arbeitsaufwand für Ihre Druckaufträge reduzieren und so Ihre Effizienz steigern können.

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